Skaitmenizacija autoservisuose tampa kasdienybe, tačiau netgi geriausia sistema nepasiteisins, jeigu darbuotojams bus sudėtinga ja naudotis. „Artwin“ komanda įsitikino, kad pirmoji patirtis su naujovėmis lemia visą proceso sėkmę: kuo aiškiau specialistai supranta pokyčius, tuo greičiau būna pajuntama reali nauda. Todėl svarbu nuo pat pradžių pasirūpinti, kad adaptacija prie naujos sistemos vyktų sklandžiai, natūraliai, be papildomo streso komandai.
Susipažinkite su naujovėmis dar prieš pradėdami naudoti sistemą
Pirmoji diena, kai pradėsite naudoti naują sistemą, neturėtų būti staigmena. Kur kas lengviau, kai komanda iš anksto žino, kodėl pokyčiai reikalingi, kokios naudos galima tikėtis. Todėl dar prieš įsibegėjant realiam darbui, verta trumpai papasakoti, kokias problemas galėsite išspręsti – ar tai būtų pasimetę užsakymai, neaiškus meistrų užimtumas, sudėtinga atsargų apskaita. Kai darbuotojai supranta pokyčių priežastį, matydami, kad sistema skirta palengvinti jų darbą, o ne jį apsunkinti, pirmasis žingsnis tampa kur kas paprastesnis.
Aiškiai paskirstykite roles ir atsakomybes
Vienas svarbiausių žingsnių diegiant naują autoserviso sistemą – tiksliai suprasti, kas už ką atsakingas. Kai rolės neįvardytos, procesai tampa chaotiški, informacija prapuola, o darbuotojai nežino, į ką kreiptis, kai susiduria su neaiškumais. Aiškiai iš anksto apibrėžtos atsakomybės padeda komandai greičiau susiorientuoti, leidžia pokyčių procesą valdyti užtikrinčiau.
Vidinis projekto vadovas.
Tai pagrindinis diegimo proceso koordinatorius įmonės viduje. Jo užduotis – užtikrinti, kad visa informacija tarp komandos ir sistemos tiekėjo judėtų sklandžiai. Projekto vadovas prižiūri diegimo etapus, atsako į vidinius klausimus, paskirsto užduotis, padeda išspręsti kylančius neaiškumus.
Kontaktas techniniams klausimams.
Tai žmonės, kurie geriausiai išmano techninius procesus įmonėje ir gali operatyviai spręsti praktinius sistemos naudojimo klausimus. Jie padeda tiek meistrams, tiek administracijai, kai šie susiduria su nestandartinėmis situacijomis. Šis kontaktas tampa tarsi „pirmąja pagalba“, padedančia sutrumpinti reakcijos laiką, išvengti darbo trikdžių.
Aiškiai apibrėžtos darbuotojų sritys.
Kiekvienas komandos narys turi suprasti, kuri sistemos dalis yra tiesiogiai susijusi su jo kasdienėmis užduotimis. Tai leidžia geriau parinkti mokymų turinį ir neapkrauti darbuotojų informacija, kurios jiems iš tikrųjų neprireiks. Meistrams aktualus darbų paskirstymas ir užduočių eiga, administracijai – užsakymai ir klientų informacija, o vadovams analitika bei procesų valdymas.
Mokymai turi būti trumpi, praktiški ir orientuoti į realius scenarijus
Diegiant naują autoserviso sistemą, ypač svarbu užtikrinti, kad mokymai būtų kuo labiau susiję su kasdieniu darbu. Ilgi, teoriniai pranešimai dažniausiai neatneša daug naudos, nes darbuotojai nori konkrečių, jų darbo realybę atspindinčių pavyzdžių. Dėl šios priežasties geriausia mokymus organizuoti mažesnėmis grupėmis, atsižvelgiant į darbuotojų rolę. Kai mokymų turinys pritaikytas konkrečiai grupei, žmonės greičiau supranta, kaip nauja sistema palengvins jų kasdienes užduotis.
Praktika visada yra efektyviausias būdas perprasti naują įrankį. Todėl mokymų metu labai naudinga demonstruoti realias situacijas – kaip sukurti užsakymą, paskirti darbus, patvirtinti sąmatą, išrašyti sąskaitą. Tai suteikia darbuotojams aiškų supratimą, kaip sistema veiks jų rankose, o ne tik teorijoje. „Artwin“ sistema specialiai sukurta taip, kad būtų aiškiai suprantama net tiems, kurie nėra įpratę prie IT sprendimų.
Pasiruošę žengti kitą žingsnį?
Sklandi darbuotojų adaptacija – tai investicija, kuri atsiperka jau pirmaisiais naujos sistemos naudojimo mėnesiais. Jeigu norite, kad Jūsų autoservisas dirbtų greičiau, aiškiau ir be nereikalingų nesklandumų, „Artwin“ komanda pasiruošusi padėti kiekviename žingsnyje: nuo diegimo bei mokymų iki nuolatinio palaikymo.
