Die Digitalisierung in Kfz-Werkstätten wird zum Alltag, doch selbst das beste System bringt keinen Nutzen, wenn es für die Mitarbeitenden schwer zu bedienen ist. Das Team von „Artwin“ hat festgestellt, dass die erste Erfahrung mit Neuerungen über den Erfolg des gesamten Prozesses entscheidet: Je klarer die Fachkräfte die Veränderungen verstehen, desto schneller wird der tatsächliche Nutzen spürbar. Deshalb ist es wichtig, von Anfang an dafür zu sorgen, dass die Einarbeitung in das neue System reibungslos, natürlich und ohne zusätzlichen Stress für das Team verläuft.
Lernen Sie die Neuerungen kennen, bevor Sie das System nutzen
Der erste Tag, an dem das neue System eingesetzt wird, sollte keine Überraschung sein. Es ist wesentlich einfacher, wenn das Team im Voraus weiß, warum die Veränderungen notwendig sind und welchen Nutzen sie bringen. Daher lohnt es sich, noch vor dem Start des realen Betriebs kurz zu erläutern, welche Probleme gelöst werden können – ob es sich um verlorene Aufträge, unklare Auslastung der Mechaniker oder komplexe Lagerverwaltung handelt. Wenn Mitarbeitende den Grund für die Veränderungen verstehen und sehen, dass das System ihre Arbeit erleichtern soll, wird der erste Schritt deutlich einfacher.
Rollen und Verantwortlichkeiten klar festlegen
Einer der wichtigsten Schritte bei der Einführung eines neuen Werkstattsystems besteht darin, genau zu verstehen, wer wofür verantwortlich ist. Wenn Rollen nicht definiert sind, werden Prozesse chaotisch, Informationen gehen verloren und Mitarbeitende wissen nicht, an wen sie sich bei Unklarheiten wenden sollen. Klar abgegrenzte Verantwortlichkeiten helfen dem Team, sich schneller zurechtzufinden und den Veränderungsprozess sicher zu steuern.
Interner Projektleiter.
Dies ist die zentrale Person, die den Implementierungsprozess innerhalb des Unternehmens koordiniert. Seine Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass alle Informationen zwischen dem Team und dem Systemanbieter reibungslos fließen. Der Projektleiter überwacht die Implementierungsphasen, beantwortet interne Fragen, verteilt Aufgaben und hilft, auftretende Unklarheiten zu lösen.
Kontaktperson für technische Fragen.
Das sind Mitarbeitende, die die technischen Abläufe im Unternehmen am besten kennen und praktische Fragen zur Systemnutzung schnell beantworten können. Sie unterstützen sowohl Mechaniker als auch die Verwaltung bei ungewöhnlichen Situationen. Diese Kontaktperson wird zu einer Art „Erster Hilfe“, die Reaktionszeiten verkürzt und Arbeitsunterbrechungen verhindert.
Klar definierte Zuständigkeitsbereiche.
Jedes Teammitglied sollte verstehen, welcher Teil des Systems direkt mit seinen täglichen Aufgaben verbunden ist. So lässt sich der Schulungsinhalt besser auswählen, ohne Mitarbeitende mit unnötigen Informationen zu überlasten. Für Mechaniker sind die Arbeitsverteilung und der Aufgabenablauf relevant, für die Verwaltung Aufträge und Kundeninformationen, und für Führungskräfte Analysen und Prozessmanagement.
Schulungen sollten kurz, praxisnah und auf reale Szenarien ausgerichtet sein
Bei der Einführung eines neuen Werkstattsystems ist es besonders wichtig, dass die Schulungen so praxisnah wie möglich sind. Lange theoretische Präsentationen bringen oft wenig Nutzen, denn Mitarbeitende möchten konkrete Beispiele aus ihrem Arbeitsalltag. Deshalb ist es sinnvoll, Schulungen in kleineren Gruppen zu organisieren – je nach Rolle der Teilnehmenden. Wenn der Inhalt auf eine bestimmte Gruppe zugeschnitten ist, verstehen die Mitarbeitenden schneller, wie das neue System ihre täglichen Aufgaben erleichtert.
Praxis ist immer der effektivste Weg, ein neues Werkzeug zu erlernen. Daher ist es sehr hilfreich, während der Schulungen reale Situationen zu demonstrieren – z. B. wie ein Auftrag erstellt wird, wie Arbeiten zugewiesen werden, wie ein Kostenvoranschlag bestätigt oder eine Rechnung ausgestellt wird. Das vermittelt ein klares Verständnis davon, wie das System in der Praxis funktioniert und nicht nur in der Theorie. Das „Artwin“-System wurde bewusst so entwickelt, dass es auch für Personen leicht verständlich ist, die nicht an IT-Lösungen gewöhnt sind.
Bereit für den nächsten Schritt?
Eine reibungslose Einarbeitung der Mitarbeitenden ist eine Investition, die sich bereits in den ersten Monaten der Systemnutzung auszahlt. Wenn Sie möchten, dass Ihre Werkstatt schneller, klarer und ohne unnötige Schwierigkeiten arbeitet, ist das „Artwin“-Team bereit, Sie in jedem Schritt zu unterstützen – von der Implementierung und Schulung bis hin zur kontinuierlichen Betreuung.
