Eine erfolgreich arbeitende Kfz-Werkstatt verlässt sich nicht mehr nur auf Intuition – sie muss ihre Ergebnisse klar messen und verstehen, welche Prozesse gut funktionieren und wo Verbesserungsbedarf besteht. KPIs (Key Performance Indicators) ermöglichen eine objektive Bewertung der Werkstattleistung, helfen bei der Prognose von Auftragsströmen, der Ressourcenplanung und der datenbasierten Entscheidungsfindung. Ohne ein solches System sieht man häufig nur die Folgen (Verspätungen, Beschwerden, unausgeglichene Arbeitsbelastung), jedoch nicht die Ursachen. Im Folgenden stellen wir die fünf wichtigsten KPIs vor, die jeder Werkstattleiter verfolgen sollte, und erklären, wie sie mit Artwin effektiv analysiert werden können.
Durchschnittlicher Auftragswert (AOV – Average Order Value)
Viele Werkstätten glauben, dass ihr Gewinn hauptsächlich von der Anzahl der Aufträge abhängt, doch tatsächlich wirkt sich der durchschnittliche Auftragswert am stärksten aus. Ist dieser Wert zu niedrig, deckt die Werkstatt ihre Fixkosten nicht oder arbeitet weniger profitabel als möglich. Häufige Ursachen hierfür sind unzureichende Diagnosen oder eine ineffektive Kundenkommunikation. Selbst bei hohem Kundenaufkommen zeigt ein niedriger AOV, dass die Werkstatt ihr Potenzial nicht ausschöpft.
Die Lösung besteht darin, die Auftragsstruktur zu analysieren und herauszufinden, wo Wert verloren geht. Artwin ermöglicht die Einsicht in den Aufbau jedes Auftrags, das Verhältnis von Dienstleistungen zu Ersatzteilen und die Analyse der Prozessschritte, in denen zusätzlicher Wert geschaffen werden kann. Mit den Berichten von Artwin kann der Werkstattleiter leicht erkennen, welche Leistungen den größten Wert generieren und wo das Team wachsen kann.
Arbeitszeiteffizienz (Technician Productivity)
Einer der größten Verlustfaktoren in einer Werkstatt sind Stillstandszeiten. Sie entstehen durch ungleichmäßige Aufgabenverteilung, unklare Abläufe, fehlende Teile oder fehlende Standards bei der Zeiterfassung. Wenn eine Werkstatt die tatsächliche Arbeitszeit der Techniker nicht erfasst, sieht die Leitung nicht, wie viel Zeit mit Warten verbracht wird, wie viel mit echter Arbeit und wie sich dies auf den Gewinn auswirkt.
Um die Produktivität korrekt zu bewerten, ist ein präzises Zeiterfassungssystem notwendig. Artwin ermöglicht das Registrieren von Arbeitsbeginn und -ende, das Messen der Arbeitsdauer und den Vergleich mit geplanten Normzeiten. Das hilft, Stillstandszeiten zu identifizieren, die Arbeitslast auszubalancieren, die Planung zu optimieren und sicherzustellen, dass jeder Techniker sein volles Potenzial ausschöpft.
Auftragsdurchlaufzeit (Cycle Time)
Die Durchlaufzeit eines Auftrags ist einer der klarsten Indikatoren für die Effizienz einer Werkstatt. Steht ein Fahrzeug länger als nötig in der Werkstatt, sinkt die Kundenzufriedenheit und der Umsatz nimmt ab. Eine steigende Durchlaufzeit deutet meist auf chaotische Abläufe, unklare Verantwortlichkeiten, Kommunikationsprobleme oder Schwierigkeiten in der Teileversorgung hin.
Um die Durchlaufzeit zu kontrollieren, ist es wichtig, den Arbeitsprozess in Echtzeit zu überwachen und Engpässe zu identifizieren. Artwin ermöglicht es, jede Auftragsphase zu verfolgen, die Auslastung der Techniker einzusehen, die Dauer einzelner Arbeiten zu messen, Prozessverzögerungen zu erkennen und rechtzeitig einzugreifen. Das verkürzt nicht nur die Durchlaufzeit, sondern verbessert auch das Kundenerlebnis.
Genauigkeit der Teileverwendung (Parts Usage Accuracy)
Ungenau geführte Ersatzteilbestände gehören zu den größten finanziellen Verlustquellen in Werkstätten. Wenn Teile nicht erfasst, falschen Aufträgen zugewiesen oder aufgrund chaotischer Lagerorganisation „verloren“ gehen, leidet die Profitabilität. Dies ist besonders in größeren Werkstätten relevant, in denen Materialflüsse intensiver sind und die Teileabschreibung oft zu einem blinden Prozess wird.
Für ein effizientes Lager ist eine präzise Erfassung der Teilebewegungen notwendig. Artwin ermöglicht die Zuordnung von Teilen zu bestimmten Aufträgen, die Echtzeitüberwachung der Bestände und die Analyse des Verbrauchs. So ist sichergestellt, dass jedes Teil korrekt verbucht ist und die Leitung jederzeit einen genauen Überblick über den Lagerbestand hat.
Kundenbindungsrate (Customer Retention)
Den größten Einfluss auf die langfristige Profitabilität einer Werkstatt haben wiederkehrende Kunden, nicht einmalige Besuche. Wenn eine Werkstatt regelmäßig mit denselben Kunden arbeitet, kann sie ihren Arbeitsanfall präziser planen, Umsätze besser prognostizieren und einen nachhaltigen Ruf aufbauen. Die Kundenbindung sinkt jedoch, wenn Verspätungen, Fehler, unklare Kommunikation oder schwankende Servicequalität auftreten.
Artwin ermöglicht es, die gesamte Kundenhistorie einzusehen, die Servicehäufigkeit zu verfolgen, die Zahl der zurückkehrenden Kunden zu messen und die Kommunikation zu verbessern. Durch klare Einblicke, welche Kunden zurückkommen und warum, kann die Werkstattleitung gezielt filtern, Marketingstrategien entwickeln, Serviceprozesse optimieren und verstehen, welche Faktoren die Loyalität am stärksten beeinflussen.
Bereit, die Leistung Ihrer Werkstatt zu messen?
Wenn Ihre Entscheidungen bisher eher intuitiv waren, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, auf datenbasierte Arbeitsprozesse umzusteigen. Die Verfolgung von KPIs kann die Effizienz einer Werkstatt grundlegend verändern – und Artwin bietet alle notwendigen Werkzeuge dafür, von der Auftragsanalyse bis zur Mitarbeiterproduktivität.
